XX有限公司进出口业务单证档案管理系统
总则 为保持公司进出口业务顺利开展房地产客户档案管理，规范进出口业务单证档案管理，根据《海关法》、《海关查验条例》及相关规定房地产客户档案管理，特制定本制度。文件管理
第二条 一般贸易出口单证管理规定
按发货批次归档；每套文件均附有“出口文件追踪表”。跟踪单必须注明：发票号码、单据制作人、客户名称、货运代理单位、核销单号、拖车日期等信息；归档内容：出口报关材料（包括出口合同、出口发票、出口装箱单、出口报关单、出口商检证、核销单）、出口谈判材料（包括出口信用证或其他单证要求、谈判支付发票） 、谈判装箱单、提单、原产地证书及其他所需备案文件）等；按照合同编号的顺序准备出口合同台账和出口明细；
第三条 一般贸易进口单证管理规则
按进口批次归档；每套文件均附有“导入文件追踪表”。追踪单须注明：供应商名称、发票号码、单据制作人、客户名称、货运单位等信息；归档单证包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证（可以是付汇核销单）、进口商检单、提单等；按供应商存档。
第四条 工作制度
每项业务操作完成后，经营者应在一周内按照本制度填写相关文件，并移交给公司档案管理部门（或档案管理具体负责人）。档案管理部门（或档案管理人员）每月月底对归档文件进行全面、系统的检查。发现单证缺失的，应及时通知相关业务人员或经营者予以补充；业务部门负责人将不定期进行抽查。归档信息是否合格；本制度规定的有关单证自进出口报关之日起保存五年。超过五年的文件需要销毁的，应当经公司总经理批准。海关查验信息时，档案管理部门（或档案管理人员）应当积极配合；人员调动时，应当做好书面交接工作，不得擅自带走文件；文件管理规定适用公司《保密制度》。
第三章附则
第五条 对违反本制度的行为，公司将按严重违规行为进行处理。需要进行责任认定和问责的，上级主管部门将按照本制度及公司相关员工管理制度给予处罚。若构成违法犯罪，公司将移交司法机关处理。
第六条 本制度由总经理办公室负责解释和修订。
第七条 本制度自[]年[]月[]日起施行。
山西太原张律师关键词：
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